Protokoll Styrelsemöte Vadstena Konstrunda 17 oktober 2024

Närvarande: Lena Linde, Lotta Fredriksson, Johan Hesselstrand, Ninna Grefbäck, Kicka Thorsson, Eva Elfgren

Ordförande Lena inledde med att konstatera att vi gör Vadstena Konstrunda bra! I år igen. Hon betonade att hon vill att styrelsen ska känna stolthet över detta.

Nästa möte

Nästa möte bestämdes till den 13 november kl 18.00. Det mötet kommer ägnas åt hur vi ska göra Vadstena Konstrunda 2025, jubileumsåret 20 år efter grundandet, ännu bättre än årets.

Enkät

Därefter välkomnades vår gäst Carl Elfgren, som tillsammans med sekreterare Eva, för tredje året i rad genomfört en enkät med besökare och deltagande konstnärer.

Till besökarenkäten har 40 grupper av besökare (de flesta kommer i par eller mindre grupper) intervjuades på eftermiddagarna lördag och söndag på Rådhustorget, samma ca 100 respondenter. 51 av 70 deltagande konstnärer besvarade enkäten som gick ut via mejl.

Mycket bra betyg från såväl besökare som konstnärer. Besökare ”utsocknes” ökar. Utökade området inget problem, det stora antalet konstnärer berikar. Finns kommentarer från konstnärerna att beakta inför nästa år. Fråga explicit om försäljningen nästa år, inte bara om konstrundan motsvarade deras förväntningar.

Sammanställning av undersökningen delades ut och mejlas separat.

Lena sammanfattade med att vi inför nästa år behöver se om vi kan utveckla kartbroschyren och hur vi ska kommunicera om handikapptillgängligheten (som inte är så hög i det medeltida Vadstena).

Sponsrande krogar

Lena har pratat med krögarna som sponsrade. Borgmästaren hade 5 anställda på söndagen (mot vanligen 2) och fult med gäster.

Ejnebergs hade fått cateringuppdrag och höll stängt.

Nostalgicafeet som var så entusiastiska inför hade också stängt på söndagen.

Ekonomi

Vi sålde för 75 tkr på samlingsutställningen! (Alla de pengarna går direkt till respektive konstnär).

Kassan är god.

Räkningen för samlingsutställningen har inte kommit ännu. Finns inget skrivet kontrakt med slottet, men mejlbekräftelse. Lena uppdaterar överenskommelsen inför nästa år att Spetsåret inte krockar med samlingsutställningen.

Några poster för annonsering (mindre än förra året): dagspress 25 tkr, Konstguiden 4 tkr, Konstperspektiv 7 tkr.

Publicitet i MVT (print och webb) samt i Länstidningen i efterhand.

Den varierande prissättning av deltagande konstnärers verk diskuterades. Inga andra planer än att vi fortsätter som nu, att varje konstnär bestämmer helt fritt vad deras verk ska kosta.

Studieresa för alla medlemmar

Lena tog upp idéen om att ordna en studieresa till Norrköping med besök på Ståhls Collection och kanske hos en känd guldsmed samt gemensam bokning för lunch/fika. Lena undersöker om lördag 25 januari kan funka, vad det kan kosta etc.

Utskick till medlemmarna

• Enkätsammanställningen
• Inbjudan till gemensam studieresa till Norrköping

 

Vid protokollet                                                Justeras

Eva Elfgren                                                       Lena Linde

—————————————————————————–

 

Hej alla utställare och gallerister!

En dryg månad kvar till årets Vadstena Konstrunda. Tillsammans ser vi till att skapa bästa konstrundan någonsin – eller hur?

Kartor 

Nu kan du hämta tryckta kartor på Vadstena Infocenter på Storgatan 28. Sprid till dina vänner och bekanta, eller mejla den digitala karta som finns bifogad till detta mejl. Kartor kommer att finnas vid samlingsutställningen, där de flesta besökare börjar sin runda.

Tio kartor kommer att finnas i påsen du får med material till din utställning. Påsen får du vid inlämningen till samlingsutställningen.

Affischer

På Infocenter finns också affischer. Hämta gärna och sätt upp på jobbet, i din trappuppgång, i affären, på turiststråken, på platser där folk rör sig.

Dela även inläggen på Facebook och Instagram vidare, så att vi sprider budskapet och får upp intresset inför konstrundehelgen.

Inlämning

Söndagen den 8 september kl 16 samlas vi alla i Västra vallen, Vadstena slott.

Då får du all information om vad som gäller och händer under konstrundan.

Dit tar du med dig ett av dina verk, från måndagen börjar byggandet av samlingsutställningen och alla verk måste finnas samlade så att hängningen kan kureras. Därför är det obligatorisk närvaro på samlingen.

Förbered gärna med att märka upp ditt verk (på baksidan) med uppgifterna i bilagan.

Vi ses i Västra vallen!

 

Protokoll Styrelsemöte Vadstena Konstrunda torsdag 23/5 2024

Närvarande: Lena Linde, Lotta Fredriksson, Johan Hesselstrand, Eva Elfgren

Frånvarande: Ninna Grefbäck, Kicka Thorsson, Ulf Andsenius

Anmälningar

70 konstnärer.

4 gallerier.

 Aktiva medlemmars arbetsuppgifter

Ansvarig styrelsemedlem kommunicerar med sina gruppmedlemmar. Dels nu efter att anmälningstiden är klar, så att de vet att de fått den arbetsuppgift de önskade. Dels inför att jobbet ska göras.

Ekonomi

103.175 på kontot.

Inkomna bidrag:

10 000 Vadstena Sparbank

7 000 Regionen

24 000 kommunen

Marknadsföring

Kartan och affisch

Diskussion om när kartan ska färdigställas och publiceras. Lena har i dialogen med restaurangerna sett att det vore en fördel med senareläggning till augusti istället för att kartan görs och trycks i juni. Hon menar även att det är bättre att vi sparar på kartorna tills det är dags för rundan, framförallt att de ska finnas på samlingsutställningen.

Johan ville att vi behåller planen, så som den kommunicerats till medlemmarna.

Kompromissen blev att kartan färdigställs av Johan innan sommaren och sedan lämnar över till Niklas för originalarbetet. Nyordningen kommuniceras till medlemmarna i e-post.

Johan kollar trycktider för karta i augusti och affisch i juni.

Viktigt att orangea färgen blir rätt – provtryck efter 10/6 som Johan/Lena godkänner.

Lena gör underlag för affisch till Niklas. Trycks i upplaga i A4 för medlemmar och andra att hämta på turistbyrån, ge till sponsorer etc.  Den ska även finnas på hemsidan. En mindre mängd i A3-format för Lenas reklamgrupp att affischera med.

 Annonsering

Konstperspektiv                      – Eva anmäler till kalendariet, Lena beställer annons

Konstperspektiv                      – Lena beställer annons

Info via epost till medlemmarna

Affischer finns att hämta på turistbyrån från 17 juni. Kartan finns där från 9 augusti.

Kickas instruktion om hur de ska leverera underlag för sociala medier bifogas i epostmeddelandet.

Försäkring

Eva beställer försäkring av verken tlll konstrundan.

Stipendium

Kommunen delar inte ut något ungdomsstipendium i år.

 Utställning med Stina Wollter på Klostermuseet

Vadstena Konstrunda är arrangör av Stinas vandringsutställning Corpus som visas på Klostermuseet 2-15 september. Ligger alltså parallellt med konstrundan, men är inte en del i konstrundan utan ett eget arrangemang.

 20 års-jubileum nästa år

Johan påminde om att nästa år firar vi 20 år. Hur ska vi markera det?

Vid protokollet

 

Eva Elfgren

————————–

Anmälan öppnar 1 april och är öppen fram till 15 maj.

Anmäl dig under fliken Om konstrundan.

Vill du delta aktivt men var inte med på årsmötet när arbetsuppgifter fördelades?

Följande arbetsuppgifter kan du välja mellan:

Hämta skärmar till samlingsutställningen från förråd – 2 pers

Texta skyltar till verken på samlingsutställningen – 1 pers

Demontera skärmar efter utställningen – 2 pers

Lasta skärmar från utställningen till förråd – 1 pers

Frågor? Mejla vadstenakonstrunda@gmail.com.

 

Protokoll Styrelsemöte 14 mars 2024 Vadstena Konstrunda

Närvarande: Lena Linde, Lotta Fredriksson, Johan Hesselstrand, Ninna Grefbäck, Ulf Andsenius, Eva Elfgren

Förberedelser inför årsmötet 24 april

Vi gick igenom listan över arbetsuppgifter som berättigar till den lägre medlemsavgiften 600 kr. Vi stämde av agendan, fikat, att revisor och valberedning kommer närvara etc.

Vid, detta kortfattade, protokoll

Eva Elfgren

 

Protokoll Styrelsemöte 29 februari 2024 Vadstena Konstrunda

Närvarande: Lena Linde, Lotta Fredriksson, Johan Hesselstrand, Ninna Grefbäck, Ulf Andsenius, Eva Elfgren

Frånvarande: Kicka Thorsson, Elsmarie Rannemalm

Ekonomi

Vi har nu 70.000 kr på kontot. Alla inkomna fakturor är betalda. Nästa hyra ska betalas. Årsredovisningen är inskickad till revisorn Sten Mattsson som kommer till årsmötet och drar revisionsberättelsen (Eva ringt och givit Sten tid o plats).

Annonsering 2023 36.000 kr, tryck o kartor 35.960 kr, webb 7.046 kr.Lotta Fredriksson, tillträdande kassaförvaltare och Lena Linde går till banken och ordnar tillgång till konton för Lotta.

Anmälan till 2024 års konstrunda

Styrelsen bestämde att anmälningstiden löper från 1 april till 15 maj.

Annonsering

Lena har blivit kontaktad om annonsering i turisttidning som sprids via turistbyråerna etc. Pris 6.000. Lena går vidare.

Arbetsuppgifter Vadstena konstrunda 2024

Styrelsen jobbar vidare med fördelningen av arbetsuppgifter för dem som vill anmäla sig till den lägre anmälningskostnaden. Se separat lista (som även kommer publiceras på hemsidan under Medlemsinfo efter årsmötet).

Tanken är att de som kommer på årsmötet ska ha första tjing på att anmäla sig till en arbetsuppgift. De bekräftar sedan denna uppgift när de anmäler sig på hemsidan. Eva publicerar listan över arbetsuppgifter på hemsidan där det framgår vilka uppgifter som finns kvar att anmäla sig till. Uppdaterad lista över arbetsuppgifter e-postas/publiceras efter anmälningstidens slut. 

Kallelse årsmötet

Eva stämmer av kallelsen med Lena i början av nästa vecka och e-postar sedan till förra årets medlemmar samt de som hört av sig ytterligare i år.

Vid protokollet Justeras

Eva Elfgren Lena Linde

 

Protokoll Styrelsemöte Vadstena Konstrunda 18 januari 2024
Lokal: Företagshuset
Närvarande: Lena Linde, Lotta Fredriksson, Ninna Grefbäck, Johan Hesselstrand, Kicka Thorsson, Ulf Andsenius, Eva Elfgren
Frånvarande: Elsmarie Rannemalm

Info från ordförande
Lena Linde var inbjuden som talare till Onsdagsklubben på Banco i januari och presenterade Konstrundans verksamhet, ett 50-tal deltagare lyssnade.

Lena Linde, har som representant för Vadstena Konstrunda, deltagit i ett första möte i det nybildade nätverket/föreningen Kulturskyddsföreningen som skapats för att verka för att skydda kulturlivet i Vadstena.
Övriga deltagare var bl a Nils Spangenberg, Vadsten Akademin, Claes Westling, Stadsmuseföreningen, Gunilla Isaksson, Shakespearefabriken, Per Rydberg, Föreläsningsföreningen.

Kulturchef Hanna Willborg, har tagit initiativ till att kalla till ett första möte i ett tänkt kulturnätverk 27/1. Lena kan inte medverka pga en resa, men bevakar utvecklingen.

Bidrag
Lotta Fredriksson har sökt det årliga kommunala bidraget.
Lotta bevakar även ansökningstiden för det regionala bidraget som ska sökas i mars.

Årsmöte
Årsmöte söndag den 24 mars kl 15.00.

Lokal? Vätternkyrkan är inte ledig, Ninna Grefbäck hör med församlingen om kyrkans församlingssal är ledig.

Anmälningstid
Bestäms på nästa styrelsemöte.

Verksamhetsplan och verksamhetsberättelse
Lena Linde och Eva Elfgren tar fram verksamhetsberättelse till årsredovisningen för 2023 och verksamhetsplan för 2024 till nästa styrelsemöte.

Arbetsuppgifter
Styrelsen diskuterade vilka arbetsuppgifter som behöver fördelas för att årets konstrunda ska kunna genomföras och hur de ska fördelas bland medlemmarna. Beslöts att till nästa styrelsemöte ska uppgifterna specificeras, med utgångspunkt från den lista vi nu har, enligt följande:
Marknadsföring (Sponsorer, Trycksaker, Reklam, Social media) – Johan Hesselstrand samordnar med stöd av Ninna Grefbäck och Kicka Thorsson.

Praktikaliteter (Påsar, Inlämning innan konstrundan/Utlämning efter rundan) – Lotta Fredriksson/Eva Elfgren

Samlingsutställningen – Ulf Andsenius med stöd av Lotta och Lena.

Fördelning av arbetsuppgifterna – Eva Elfgren tar fram förslag på hur medlemmarna ska kunna “skriva upp sig” på en arbetsuppgift (på årsmötet eller vid anmälan till konstrundan?).

Hemsidan
Diskussion om hemsidan som kanal för att nå ut med information till medlemmar/utställare och besökare. Några synpunkter som kom upp:
Mer bilder – kan vi få in bilder från utställningsdagarna? Behövs t ex för bildspelet (annars får vi ta bort det). Ska det bli en arbetsuppgift att fota under utställningsdagarna i år? Har vi någon medlem som inte är utställare som vill göra detta? Eller kan utställarna skicka in bilder?
Mer inlägg riktade till medlemmar/utställare under året (t ex om utvärderingen, styrelsens arbete etc).

Marknadsföring (Sociala medier)
Kicka Thorsson ska effektivisera publiceringen på Instagram och Facebook.

Lokalen i Företagshuset
Hann vi inte prata om.

Barn på konstrundan?
Frågan om att bjuda in unga konstnärer kom upp, igen. T ex genom samarbete med skola eller Kulturskolan. En ny idé var att utställare skulle kunna fungera som fadder för en ung konstnär, som fick ställa ut “hemma hos” utställaren. Kanske till 2025?

Datum kommande styrelsemöten

29 februari kl 18 Företagshuset
14 mars kl 18 Företagshuset
24 mars kl 14 samma lokal som årsmötet

Vid protokollet

Eva Elfgren

Justeras

Lena Linde